用“保护文档”功能规范和保护Word文档样式

　　Word用户其实只有两类：一类用户欣赏并使用样式，一类用户从来不用样式。当两类人协作处理同一文档时，许多平常料想不到的麻烦会很快出现。如果你恰好属于那些喜爱使用样式的用户，Word 2003的一项功能会让你更方便地与那些从不使用样式的用户协作。

　　一、问题　
　　编写长篇大论的复杂文档时，规范地使用样式能够轻松地让整个文档保持一致的风格。例如，假设你原来想要让文档的一级子标题用斜体、粗体显示，但后来觉得去掉斜体更好一些，这时如果要手工格式化，你就得依次寻找每一个子标题并修改格式。但如果你使用了样式，只要重新把样式定义一次，整个文档的所有一级子标题都会根据新的样式定义去掉斜体属性。推而广之，如果你把样式定义保存到了模板，让多个文档保持同样的风格也变得轻而易举了。

　　但是，Word本身并不在乎你是否使用样式，它不会反对用户手工完成所有的格式改动。这种灵活性的好处甚多，但对于习惯使用样式的人来说，也有一点坏处：如果其他人重新定义了样式，或有人试图调整格式，原来精心设计的文档格式可能会变得乱七八糟，手工改动覆盖了样式定义的格式。

　　如图一所示，有一次我合并了单位里几个同事提交的文档，结果发现，同事们填写标准的工作总结报告模板时，总是免不了改动原来的样式，结果衍生出一大堆的“标题1****”样式。如果你经常收集网上材料，应该也遇到过这样的问题了——Word会自动生成一大堆“普通（网站）****”、“HTML正文****”样式。

　　Word 2003新增了一个“保护文档”功能，它能够禁止用户对某些特定的样式设置格式，而且那些样式是你指定的样式——你可以灵活地调整限制范围。如果你正在设计用于整个单位的文档模板，这一功能尤其有用，你将可以确保所有基于模板的文档都遵从统一的格式标准。下面我们一起看看。

　　二、问题解决

　　Word 2003新增了一个“保护文档”功能，它能够禁止用户对某些特定的样式设置格式，而且那些样式是你指定的样式——你可以灵活地调整限制范围。如果你正在设计用于整个单位的文档模板，这一功能尤其有用，你将可以确保所有基于模板的文档都遵从统一的格式标准。

　　使用文档保护功能的第一步是创建或打开一个文档或模板，然后在它里面定义一些标准的样式。如果你打算让标准样式用于所有文档，应当直接修改Normal.dot模板。通常，Normal.dot模板位于/Documents and Settings/<用户名>/application Data/Microsoft/Templates目录下。找到Normal.dot后选中它，按右键，选择“打开”即可。

　　打开文档或模板后，选择菜单“工具→保护文档”。在新出现的任务窗格中，如图二，选中“限制对选定的样式设置格式”，然后点击下面的“设置”链接，打开“格式设置限制”对话框，如图三。

　　图三对话框显示了一个当前文档或模板拥有的样式的清单。初次打开该对话框时，大多数样式名称的前面带有选中标记。你可以从头到尾检查这个清单，对于每一个不想保护的样式，取消其前面的选中标记。不过对于大多数用户来说，需要保护的样式数量总是占少数，所以最好先点击一下“无”按钮（取消所有样式前面的选中标记），然后逐个选中那些需要保护的样式。

　　在图三对话框的下方，你可以看到一个“允许自动套用格式替代格式设置限制”选项，最好不要选中它。

　　点击“确定”关闭“格式设置限制”对话框，Word将提示说“该文档可能包含不允许的样式或格式，是否要将其删除”对话框，如图四，你可以根据需要选择“是”或“否”。

　　返回“保护文档”任务窗格，可以看到一个“是，启动强制保护”按钮（参见图二），点击一下，出现图五的对话框，输入两次密码，然后点击“确定”。必须指出的是：第一，这个密码保护的保护对象是文档的样式，而不是文档的内容，密码用来保证针对样式的保护不会被任意取消；第二，如果不启用密码保护，任何用户都可以方便地取消对样式的保护，因此最好启用密码保护。

　　启动保护样式的功能后，如果不事先取消，没有人能够改动那些受保护的样式。例如，在Norlmal.dot模板上保护了“正文”、“标题1”等常用样式后，如果新建一个文档，如图六，原来的“保护文档”窗格将变成几则提示，当光标所处的文字属于受保护的样式时，工具栏上的格式按钮变成灰色，按下鼠标右键出现的快捷菜单也禁用了格式功能——也就是说，Word彻底禁止了对受保护的样式进行任何修改，除非你停止保护。

　　三、注意事项

　　不过有时这种对样式的全面保护功能也可能带来一些麻烦，特别是你将模板分发给一些不熟悉Word 2003的人使用的时候，他们很可能会大惊小怪地提出各种问题。为了减少麻烦，对于启用样式保护功能的用户，我的建议是：

　　第一，如果你要将模板分发给其他用户使用，最好事先说明这是一个某些样式受到保护的模板；
　　第二，只保护那些特别重要的样式，以便必要的时候能够手工调整某些内容的格式；
　　第三，定义足够丰富的受保护样式，减少使用不规范样式的机会。